Otázka č. 2 - Účetní doklady
2
Účetní doklady
Význam účetních dokladů:
Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů. Ty musí obsahovat předepsané náležitosti a účetnictví musí být vedeno na podkladě pravdivých, přesných a včasných dokladů, které zachycují průběh hospodářské činnost v souladu se skutečností.
Účetní doklad je průkazný záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. Ten doklad, který průkaznost nesplňuje, není účetním dokladem.
Členění účetních dokladů:
1) podle druhů
- faktura vystavená (FAV) – vyúčtování odběrateli
- faktura přijatá (FAP) – vyúčtování od dodavatele (povinnost zaplatit dodavateli)
- příjmové pokladní doklady (PPD) – 2x (originál zákazníkovi, kopii pro nás)
- výdajové pokladní doklady (VPD) – výdaje v hotovosti
- bankovní výpisy (VBÚ) – informace o pohybu peněz na účtu
- vnitřní (interní) účetní doklady – hospodářské operace uvnitř podniku
(příjemka, výdejka, výplatní listina – zaúčtování mezd zaměstnanců)
2) podle počtu dokumentovaných případů
- jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci
- sběrné – shrnují více jednotlivých účetních dokladů, maximálně za 1 měsíc
-
3) podle místa vzniku
- vnější (externí) – v okolí podniku (FA, VBÚ)
- vnitřní (interní) – uvnitř podniku (příjemka)
-
4) další
- daňové – obsahují identifikaci účastníků, cenu, DPH, cenu s DPH, datum, podpisy; např.: faktura vystavená, faktura přijatá
- zjednodušené – obsahují identifikace dodavatele, cenu, cenu s DPH, datum, …;lze použít jen do hodnoty 10.000,-- Kč i s DPH; např.: paragony
Náležitosti účetních dokladů:
1) označení účetního dokladu – buď v číselné řadě: 1, 2, … nebo v několika číselných řadách: F/1, F/2, …
2) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků – obchodní jméno a sídlo, jméno, příjmení a místo podnikání, … za nákup materiálu …
3) peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství – 1000 Kč nebo 10 ks po 100 Kč
4) okamžik vyhotovení účetního dokladu – datum, kdy je doklad vytvořen
5) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
6) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování
Oběh účetních dokladů:
1) Přezkoušení správnosti = kontrola z věcné a formální stránky; věcná = prověření správnosti údajů na dokladu, součástí je i početní kontrola; formální se zaměřuje na úplnost náležitostí dokladu
2) Příprava k zaúčtování
- třídění dokladů (podle druhu)
- označování dokladů (přidělení čísla)
- evidence (zapsání do účetních knih)
- určení účtovacího předpisu (kde bude doklad zaúčtován)
3) Zaúčtování dokladů
4) Úschova dokladů je povinná nejméně 5 let z hlediska zákona o účetnictví; pokud jsou doklady zároveň daňové, povinnost skladovat je 10 let; pokud jde o doklady mzdové, personální, …, povinnost skladovat je po celou dobu existence pracovníka v podniku
Účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, musí se psát prostředkem zaručujícím trvalost zápisu. Opravy v účetních dokladech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví.
Lze je provést:
a) k chybnému dokladu vystavíme nový opravný doklad
b) vyznačíme opravu přímo na opravovaný doklad
