Otázka č. 3 - Účetní knihy a zápisy
3
Účetní knihy, účetní zápisy
Účetní knihy
Vedou se v:
a) deníku – tzv. časové záznamy (doklady postupně za sebou)
Význam deníku:
- obsahuje všechny účetní případy, které vznikly ve sledovaném období
- zajišťuje průkaznost a spolehlivost účetních údajů
- spojuje doklady s hlavní knihou
- má kontrolní funkci (shoda obratu na MD a na D)
b) hlavní knize – členění z hlediska věcného (podle účtů)
- zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá
- získávají se z ní nejdůležitější informace o stavu a pohybu aktiv, pasiv, nákladů a výnosů
- musí obsahovat tyto údaje:
- zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
- souhrnné obraty na MD a D, nejvýše za kalendářní měsíc
- zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka
c) pomocných knihách – kniha analytické evidence, kniha o dlouhodobém majetku, kniha o dlouhodobém drobném majetku, pokladní kniha, …
Formy účetních knih:
V ručním zpracování účetnictví lze použít:
a) vázané knihy – označení Hlavní kniha nebo Deník a také období, kterého se týká (před účtování je třeba všechny listy očíslovat a jejich počet uvést do knihy)
b) volné listy – při jejich vedení je nutné:
- vést seznam volných listů (kvůli úplnosti účetních knih)
- jednotlivé listy nadepsat (aby se vědělo, ke které knize patří a jakého období se týkají)
- zabezpečit číselnou vazbu mezi jednotlivými listy
- účetní knihy mají dnes podobu počítačových sestav
Účetní zápisy
- zachycují účetní případy (hospodářské operace doložené účetními doklady) do účetních knih
- provádějí je účetní jednotky srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost (propisovací tužkou, plnícím perem, inkoustovou tužkou, strojem nebo tiskem)
- účetní jednotky účetní zápisy uspořádají takovým způsobem, který umožní ověření všech účetních případů v účetním období tak, aby zabránili neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů (například se proškrtnou volné řádky mezi účetními zápisy)
Časové a soustavné zápisy
- mohou být uspořádány z hlediska:
a) časového (tak, jak postupně vznikaly účetní případy) = Časové zápisy
b) věcného (zápisy na účtech) = Soustavné zápisy
Časové zápisy se zachycují v účetní knize DENÍK a soustavné zápisy v knize HLAVNÍ KNIHA.
Jednoduchý účetní zápis – vyjadřuje souvztažnost pouze jedné dvojice účtů
Složený účetní zápis - vyjadřuje souvztažnost mezi větším počtem účtů
Správnost účetních zápisů lze přezkušovat z hlediska – formálního a věcného
Formální správnost účetních případů - PŘEDVAHA
- provádí se, aby se zjistilo, zda byla dodržena podvojnost účetních zápisů (stejná částka na MD a stejná na D)
- kontrolou je tabulková předvaha a ta se sestavuje z počátečních zůstatků na účtech, obratů na MD i na D a konečných zůstatků na všech účtech
- pokud se najde nerovnost účtů, musí se najít příčina chyba a musí se odstranit
Předvaha nemůže:
a) odhalit nesprávně zvolené souvztažné účty
b) zjistit chybu v případě účtování na správných účtech, ale v nesprávné výši
c) zaznamenat, když účetní jednotka nezaúčtovala všechny hospodářské operace v příslušném účetním období
Věcná stránka účetních případů – INVENTARIZACE
- provádí se, aby se zjistilo, zda účetnictví správně zachycuje stav majetku a závazků
- nástrojem k tomuto přezkoušení je inventarizace a ta zahrnuje tyto části:
a) zjištění skutečného stavu majetku a závazků, jejich ocenění a písemné zaznamenávání
b) porovnání skutečného stavu majetku a závazků zjištěných inventurou se stavem účetním (inventarizace by měla ověřit shodu)
Může dojít ke vzniku inventarizačních rozdílů a je buď:
- manko – skutečný stav je nižší než účetní
nebo
- přebytek – skutečný stav je vyšší než účetní
c) vysvětlení příčin a vypořádání inventarizačních rozdílů (po zjištění inventarizačních rozdílů je nutné zjistit jeho příčinu – ty mohou být: nebyl nějaký účetní případ vůbec zaúčtován, došlo k odcizení, bylo špatně účtováno apod., pokud zjistíme příčinu, musíme se s ní nějak vypořádat neboli provedeme účetní zápisy, díky nimž se uvede shoda na účtech se stavem skutečným – rozdíly musí být vyúčtovány do období, za něž byly zjištěny)
Druhy inventarizací
1) podle provádění – řádná a mimořádná
2) podle toho, zda se týká všech nebo jen některých složek majetků a závazků – úplná a dílčí
3) podle způsobu provedení – fyzická a dokladová
Opravy účetních zápisů
- při účtování mohou vzniknout chybné účetní zápisy (zapsána větší či menší částka, zaúčtování na nesprávný účet, resp. na správný, ale na špatnou stranu)
Opravy lze provést:
a) účetním způsobem – nový účetní zápis, který je doložen účetním dokladem
b) neúčetním způsobem – škrtnutím chybného údaje, kdy je k původnímu připsána poznámka o provedení opravy s datem a podpisem
Opravovat lze:
a) doplňkovým zápisem – používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána nižší částka na správné účty a na správné strany
b) částečným stornem – používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána vyšší částka na správných účtech a na jejich správných stranách – rozdíl se zapíše se znaménkem mínus
c) úplným stornem – používá se při opravě chyb, jestliže byl účetní zápis proveden na nesprávných účtech nebo na nesprávných stranách (zapsáno znovu a správně)
